Un método científico para mantener las diferencias de inventario bajo control.

El conteo cíclico es una operación esencial para mantener bajo control la exactitud de los registros de inventario, sin embargo, pocas empresas cuentan con un programa sistemático de conteos cíclicos y las pocas que lo hacen aplican criterios de muestro arbitrarios que no garantizan ningún resultado efectivo.

La mayoría de la bibliografía refiere a un criterio de muestreo ABC, que supone contar una vez por mes los artículos de alta rotación, cada dos o tres meses los artículos B y cada seis meses o algo más los C o de baja rotación.

Esta metodología tiene dos problemas fundamentales: primero, no responde al fenómeno que realmente se debe controlar (no son los productos los que están afectados de error sino las transacciones de inventario) y segundo, el tamaño de la muestra no respeta ningún criterio estadístico ¿cómo podemos estar seguros de estar contando lo suficiente para detectar los errores o de no estar contando demasiado malgastando recursos?

Las metodologías de control estadístico de procesos han sido ampliamente desarrolladas y aplicadas con éxito en la industria: si una máquina produce determinado producto con cierto porcentaje de unidades defectuosas, los métodos estadísticos permiten establecer el tamaño de la muestra adecuado para aceptar o rechazar un lote de producción con determinado grado de confianza. Bien, un depósito de mercadería es una fábrica de transacciones: transacciones de recepción, transacciones de almacenamiento, transacciones de preparación de pedido, movimientos internos, despachos, etc. Y son las transacciones, no los productos, los que están afectados de error.

Es inevitable que cierto porcentaje de las transacciones realizadas en un depósito tengan error, error de producto, de cantidad o de ubicación. Al igual de cómo se determinan las muestras para controlar un lote de producción, es posible aplicar herramientas estadísticas sencillas para determinar el tamaño de muestra correcto para controlar las transacciones y mantener la exactitud de los registros de inventario en forma eficiente: no contando ni de más ni de menos.

En un próximo artículo compartiré con ustedes los detalles de la metodología.