Un método científico para mantener las diferencias de inventario bajo control.
Unas semanas atrás compartía con ustedes la primer parte de este artículo donde reseñaba las principales razones de la ineficacia e ineficacia de los métodos tradicionales para conteo cíclico. En esta segunda parte abordaremos los detalles técnicos de cómo implementar conteo cíclico estadístico.
Como habíamos comentado, los errores están asociados a las transacciones, no a los productos. Para poder entonces decidir cuántos detalles de inventario hay que contar por día o por semana, lo primero que hay que hacer es determinar con qué grado de exactitud se realizan las transacciones en el depósito. Para esto se utiliza un grupo de control: se cuenta una cantidad determinada de registros de inventario (no menos de 50) y se realizan los ajustes necesarios para aseguramos de que no tengan error.
Luego, a medida que se van realizando transacciones que afectan estos registros elegidos, se van realizando recuentos. Lo ideal es que no haya ocurrido más de una transacción antes del recuento, de lo contrario, en caso de encontrar un error, no estaremos seguros cuantas de todas las transacciones realizadas estuvieron afectadas de error. Tampoco es necesario estar revisando varias veces al día las transacciones dentro del grupo de control ya que solo pretendemos tener una buena aproximación de la cantidad de transacciones con errores.
No debemos olvidar que el objetivo de todo este proceso es detectar los errores de forma oportuna para corregirlos y, principalmente, identificar las fuentes de error para eliminarlas. ¡No nos interesa el porcentaje exacto de la exactitud de inventarios con dos lugares después de la coma!
Una vez terminado este proceso, sabremos que cada tantas transacciones se generan aproximadamente tantos errores. Llamemos a esta cantidad de errores E. Además, si es que aún no lo teníamos calculado, en función de las diferencias de inventario detectadas cuando se contó por primera vez el grupo de control, podremos determinar el porcentaje de exactitud de registros de inventario (%ERI). Esto es la base para dimensionar la muestra.
¿Cómo calculamos entonces la cantidad de registros que tenemos que contar? Bueno, ahora empieza la parte aburrida:
Supongamos que en el depósito tenemos N registros de inventario. Por registro de inventario nos referimos al detalle que define un producto, lote, ubicación y cantidad. Es habitual que N esté entre varios miles y algunas pocas decenas de miles de registros.
Sabemos que un porcentaje de estos registros tienen error, es decir que la cantidad física no coincide con la que figura en el sistema. Por muestreo ya habíamos estimamos el porcentaje de registros exactos (%ERI), así que si hacemos un conteo cíclico para contar n registros, encontraremos una cantidad e de errores y podemos esperar que e sea aproximadamente igual a n•(1-%ERI).
Pero como el inventario no permanece estático, luego de un tiempo y varias transacciones, se generarán E nuevos errores.
Entonces, si contamos nuevamente n registros, la cantidad de errores que esperamos encontrar será:
e = n•(1-%ERI + E/N)
Si la cantidad de registros n controlados en el conteo cíclico es tal que al menos encontramos una cantidad de errores similar a la que se produjo desde el último conteo (e = E), entonces el porcentaje de exactitud de registros de inventario %ERI permanecerá estable. Si la muestra es pequeña y encontramos menos errores, la exactitud de inventarios irá empeorando. Si la muestra es muy grande y se logran detectar más de E errores, entonces estaremos mejorando la exactitud de inventarios, pero también estaremos utilizando más recursos para contar.
Estadísticamente, cuando mejor sean los procesos y menos errores se realicen, la muestra deberá ser cada vez más grande para detectar los pocos errores que se hicieron. Por esta razón no es económicamente viable asegurar un inventario sin errores y resulta razonable convivir con cierto porcentaje de errores que sean compatibles con las exigencias del negocio.
En conclusión, la cantidad mínima de registros a controlar en el conteo cíclico para mantener estable la exactitud de inventarios es:
n = E / (1-%ERI + E/N)
n = tamaño de la muestra
E = errores que se generaron desde el último conteo
%ERI = exactitud de registros de inventario
N = cantidad total de registros
Expliquémoslo con un ejemplo numérico:
Supongamos que tenemos 15.000 registros de inventario. Elegimos un grupo de control de 100 registros, los controlamos y detectamos 12 diferencias de inventario. Asumimos entonces que %ERI = 88%.
Ajustamos esas diferencias y comenzamos a recontar los registros del grupo de control hasta que haya habido al menos una transacción que involucre cada registro. Pasadas esas 100 transacciones detectamos 3 errores.
Supongamos que pretendemos establecer un programa de conteo cíclico semanal y que en promedio se realizan unas 400 transacciones diarias en el depósito. Al cabo de una semana se habrán realizado unas 2.000 transacciones (5 días por 400) de las cuales estimamos que 60 tienen algún error (3% por 2.000).
Para tener una probabilidad razonable de detectar al menos 60 errores en el conteo cíclico, la cantidad de registros a contar es:
n = 60 / (1-0,88 + 60/15.000) = 484
De esta manera podemos determinar de forma eficaz la cantidad de registros a controlar en el conteo cíclico. Pero pretendemos hacerlo también de manera eficiente. Como este artículo ya quedó muy largo, las técnicas para lograr un conteo cíclico eficiente las explicaremos en breve en la tercera y última parte.
